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Charte de protection des données des locataires

Table des matières

Consignes : 6

1. Propos introductifs 7

1.1. Définitions 7

2. La charte en bref 9

2.1. Pourquoi Brive Habitat traite vos données ? 9

2.2. Quelles données personnelles traitons-nous ? 9

2.3. Quels sont vos droits ? 9

2.4. A qui pouvons-nous communiquer vos données personnelles ? 10

2.5. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ? 10

3. Charte de protection des données personnelles 11

3.1. De quelle manière vos données à caractère personnel en tant que locataire et demandeur sont-elles traitées ? 11

3.2. De quelle manière vos données à caractère personnelles en tant que visiteur sont-elles traitées ? 15

3.3. De quelle manière vos données à caractère personnel en tant que prospect et acquéreur d’un logement sont-elles traitées ? 16

3.4. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ? 19

3.5. Quels sont les droits et comment les exercer ? 21

3.5.1. Le droit d’accès et de rectification de vos données personnelles 21

3.5.2. Le droit d’opposition au traitement de vos données personnelles 21

3.5.3. Le droit à la portabilité de vos données personnelles 21

3.5.4. Le droit à la limitation du traitement de vos données personnelles 21

3.5.5. Le droit à l’effacement de vos données personnelles 22

3.5.6. Contacter notre DPO 22

3.6. Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union Européenne ? 22

3.7. Quelles mesures de sécurité mettons-nous en œuvre pour protéger vos données ? 23

3.8. Modification et accessibilité de la charte de la présente charte. 23

4. Annexes 25

4.1. Annexe 1 : Classification 25

4.1.1. Publique 25

4.1.2. Interne 25

4.1.3. Limitée 25

4.1.4. Confidentielle 25

• Propos introductifs

Dans le cadre de son activité Brive Habitat est amené à collecter et traiter des données à caractère personnel sur les demandeurs de logements, ses locataires et les visiteurs du site internet. 

A travers ce document Brive Habitat renouvelle son engagement à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel qu’il traite.

La présente charte énonce les grands principes et principales lignes directrices de Brive Habitat  en matière de protection des données à caractère personnel sans que ces derniers ne s’y limitent. En effet nous pouvons être amenés à vous informer de façon plus précise ou spécifique lors de la collecte effective de données pour un traitement en particulier (par exemple par le biais de mentions sous les formulaires de nos sites internet).

L’objectif de cette Charte est également d’informer en toute transparence les personnes de la manière dont leurs données sont traitées par Brive Habitat.

Afin que notre charte soit la plus accessible et lisible, Brive Habitat vous offre la possibilité d’en lire une version condensée « La charte en bref ».

Définitions

Avant de vous expliquer de quelle façon Brive Habitat traite vos données à caractère personnel, définissons les termes essentiels dégagés par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Règlement Général relatif à la Protection des Données (RGPD) : réglementation applicable aux organismes privés et publics traitant des données à caractère personnel.

Loi Informatique et Libertés (LiL) :  loi nationale applicable aux organismes privés et publics traitant des données à caractère personnel

Données à caractère personnel : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (dénommée « personne concernée »). Pour exemple, peuvent être des données à caractère personnel :

• • • Les noms, les prénoms
    • Adresses postales des logements
    • Adresses mails des locataires
    • Etc.

Délégué à la protection des données (DPD/DPO) : Personne chargée d’assurer la protection des données à caractère personnel au sein de Brive Habitat. Vous pouvez, si besoin est, la contacter : bnouri@brivehabitat.fr

Responsable de traitement : Sauf désignation expresse par les dispositions législatives ou réglementaires relatives à ce traitement, il s’agit de la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

Sous-traitant : Il s’agit de la personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement.

La charte en bref

S’il vous manque du temps pour prendre connaissance de notre charte complète, pas de panique, vous trouverez un condensé de cette dernière ci-dessous.

Pourquoi Brive Habitat traite vos données ?

Dans le cadre de ses missions de bailleur social, Brive Habitat  est amené à collecter des données personnelles par le biais de ses différentes interactions avec ses demandeurs, locataires ou encore visiteurs de son site internet et de ses applications.

Brive Habitat en tant que responsable de traitement est amené à traiter des données aussi bien dans le cadre de la gestion des demandeurs (enregistrement et instructions des demandes de logements sociaux…) que pour répondre aux obligations de gestion des dossiers des locataires ainsi que des contentieux.

Lors de votre navigation sur notre site internet et nos applications, vos données sont collectées. Elles sont principalement traitées dans le but de gérer les demandes adressées via les formulaires de contact, ou encore pour établir des statistiques de fréquentation.

Que vous soyez demandeurs, locataires ou bien visiteur du site internet, vos données personnelles seront traitées par Brive Habitat pour diverses raisons.

Ce peut être pour gérer les attributions aux logement sociaux à la suite d’une demande, conclure un contrat de location ou bien vous accompagner durant tout votre parcours locatif tant pour des besoins administratifs que techniques.

Quelles données personnelles traitons-nous ?

Dès lors, selon le but poursuivi nous pouvons être amenés à collecter les informations suivantes :

• Données d’identification ;
• Donnés sur la situation familiale et vie personnelle ;
• Données relatives aux difficultés sociales rencontrées ;
• Données sur la vie professionnelle ;
• Données économiques et financières ;
• Données sensibles.

Quels sont vos droits ?

Vous avez le droit de rectifier, corriger vos données, de les supprimer, d’en demander une copie. Vous pouvez demander d’arrêter ou de restreindre le traitement. Vous pouvez demander que celles-ci soient envoyées à un autre organisme. Vous pouvez également retirer votre consentement à tout moment si vous l’aviez donné pour la réalisation d’un traitement.

Pour exercer ces droits, vous devez vous adresser à notre déléguée à la protection des données par mail à : bnouri@brivehabitat.fr ou par courrier à l’attention du délégué à la protection des données – Mme Blandine Vandroy Nouri 49, Rue Poncelet 19100 Brive.

A qui pouvons-nous communiquer vos données personnelles ?

Nous pouvons, si besoin est, communiquer vos données personnelles :

• Au personnel habilité de Brive Habitat dans le cadre de l’exercice de ses fonctions
• Aux partenaires sociaux pouvant participer à la gestion des demandeurs et locataires
• Aux prestataires dans la limite de l’exécution de leur mission (par exemple pour de la maintenance technique au sein de vos logements)
• Aux organismes et autorités légalement autorisés à connaître vos informations (CAF, ANCOLS, Administration fiscale, etc.)

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données uniquement le temps qu’il nous faudra pour accomplir le but poursuivi. Pour cela, nous tenons compte également des délais légaux applicables ainsi que des recommandations de la CNIL.

Les documents locataires tels que les avis d’imposition, carte d’identité, dossier locataire sont conservés 5 ans.

Les documents concernant le traitement des besoins techniques des locataires ainsi que les états des lieux sont conservés pendant la durée de vie du bail plus 5 années supplémentaires.

Pour en savoir plus sur les durées de conservation, vous pouvez consulter la version plus exhaustive de la charte de protection des données. (Renvoyer vers la charte à l’aide d’un lien).

Les éléments exposés ci-dessus constituent un condensé de notre charte de protection des données, si vous souhaitez en savoir davantage sur la manière dont Brive Habitat traite vos données à caractère personnel, nous vous invitons à poursuivre votre lecture.

Charte de protection des données personnelles

De quelle manière vos données à caractère personnel en tant que locataire et demandeur sont-elles traitées ?

De quelle manière vos données à caractère personnel en tant que visiteur sont-elles traitées ?

De quelle manière vos données à caractère personnel en tant que prospect et acquéreur d’un logement sont-elles traitées ?

D‘autres tiers peuvent-ils accéder à vos données ?

Nous pouvons être amené, sur la base de notre intérêt légitime, à transmettre des informations tierces à des fins de réhabilitation énergétique de notre parc social. L’efficience énergétique étant au cœur de nos préoccupations, ces données peuvent faire l’objet d’une communication dans le cadre de partenariats en faveur de l’amélioration de la performance énergétique globale (atteindre l’objectif énergétique fixé pour l’habitat social (bâtiment Basse consommation d’ici 2050), améliorer votre confort tout en réduisant les charges locatives etc.).

Cette mission ne donne pas lieu à la mise en œuvre de traitements supplémentaires, ni d’autres collectes de données.  Nous agissons qu’en tant qu’intermédiaire entre vous et les fournisseurs d’énergie.

Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou conservées au titre du respect d’une obligation légale, peuvent faire l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire pour une période correspondant aux durées de prescription légale (et notamment le délai de droit commun de 5 ans).

Quels sont les droits et comment les exercer ?

Comme énoncé précédemment, lorsque vos données font l’objet d’un traitement vous disposez de droit sur ces dernières.

Le droit d’accès et de rectification de vos données personnelles

Vous avez le droit de demander à Brive Habitat s’il traite vos données et de vous transmettre les informations vous concernant.

A ce titre, vous pouvez :

• Accéder à l’ensemble des donnés vous concernant
• Connaître l’origine des données vous concernant ainsi que les destinataires de celles-ci
• Accéder aux données sur lesquelles Brive Habitat s’est fondé pour prendre une décision vous concernant
• Obtenir une copie de vos données

Enfin, vous disposez du droit de rectifier vos données lorsque celles-ci sont incomplètes ou inexactes. Par exemple si votre situation familiale a changé, vous pouvez demander la correction de vos informations personnelles.

Le droit d’opposition au traitement de vos données personnelles

Ce droit vous permet de vous opposer à ce que vos données soient utilisées par Brive Habitat. Pour ce faire, vous devez mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière.

Vous avez le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles si celles-ci sont traitées sur la base de l’intérêt légitime de Brive Habitat. Il vous sera donc possible de vous opposer au traitement à tout moment.

Le droit à la portabilité de vos données personnelles

Si vous avez donné votre consentement pour le traitement de vos données ou si le traitement de vos données est nécessaire à l’exécution d’un contrat conclu avec Brive Habitat, vous avez le droit à la portabilité de vos données.

Ce droit vous permet :

• De récupérer vos données personnelles traitées et de les stocker sur un appareil ou un cloud privé par exemple. Ce droit vous permet de gérer plus facilement et par vous-même vos données personnelles.
• De transférer vos données personnelles à un autre organisme

Toutefois, ce droit ne concerne que les données gérées de manière automatisée (les fichiers papiers ne sont pas concernés) et les données fournies par vous-même.

Le droit à la limitation du traitement de vos données personnelles

Ce droit vous permet de geler temporairement l’utilisation de vos données. Il peut être exercé en parallèle d’une autre demande de droit comme le droit d’opposition ou rectification par exemple. Cela vous permet de « mettre en pause » l’utilisation de vos données pendant l’étude de votre demande d’exercice de droit.

Dès lors, une fois le traitement de vos données mis en pause, celles-ci ne pourront être utilisées que dans les cas suivants :

• Vous avez donné votre accord
• Pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice,
• Pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale
• Pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union ou d’un Etat membre.

Le droit à l’effacement de vos données personnelles

Ce droit vous permet tout simplement d’obtenir la suppression de vos données personnelles.

Vous pouvez demander l’effacement de vos données si :

• Vos données sont utilisées à des fins de prospection ;
• Les données ne sont pas ou plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement collectées ;
• Vous retirez votre consentement à l’utilisation de vos données ;
• Vos données font l’objet d’un traitement illicite ;
• Vos données ont été collectées lorsque vous étiez mineurs dans le cadre de la Brive Habitat de l’information ;
• Vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;
• Vous vous êtes opposé au traitement de vos données et Brive Habitat pas de motif impérieux de ne pas donner suite à votre demande.

Dans certains cas, Brive Habitat ne pourra faire droit à votre demande en particulier si Brive Habitat est dans l’obligation légale de conserver vos données ou encore si vos données sont nécessaires pour la constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice (Ex : données utilisées dans le cadre de la gestion d’un contentieux).

Contacter notre DPO

Pour exercer vos droits ou tout autre question relative au traitement de vos données vous pouvez contacter notre DPO par courrier à l’adresse Brive Habitat ou par mail à bnouri@brivehabitat.fr. Si vous le souhaitez, vous pouvez également exercer vos droits sur place en vous présentant à l’accueil, votre demande sera ensuite relayée à notre DPO.

Toutefois, il est précisé que quel que soit le mode d’exercice de droit choisi, chacune de vos demandes doit être accompagnée d’éléments permettant de justifier votre identité.

Une fois votre demande reçue, sachez que nous disposons d’un délai d’un mois pour vous répondre. Ce délai pourra être suspendu si votre demande nécessite des éléments complémentaires.

Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union Européenne ?

Vos données ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union Européenne.

Dans l’hypothèse où Brive Habitat aurait recours à des sous-traitants situés en dehors de l’Union Européenne, nous nous engageons à s’assurer que les sous-traitants présentent des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux exigences du présent règlement et garantisse la protection des droits de la personne concernée.

Quelles mesures de sécurité mettons-nous en œuvre pour protéger vos données ?

Nous nous engageons à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la protection et à la sécurité de vos données, et conformes aux règles de l’art.

Nous nous engageons notamment à assurer :

• La confidentialité de vos données en empêchant l’accès à des tiers non autorisés mais également la confidentialité interne, de sorte que seuls les services ayant besoin de vos données y ont accès ;
• L’intégrité des données que nous traitons en empêchant leur modification en dehors du cadre prévu lors de leur collecte, ou leur destruction ou altération par erreur ou malveillance ;
• La disponibilité des données, leur conservation et la disponibilité des systèmes d’information ;
• La traçabilité des opérations, à savoir notamment la possibilité de les garder une trace de manière exploitable afin de pouvoir rétablir la situation ou trouver l’origine d’un incident ;
• La sauvegarde des données de manière à permettre leur restauration au plus tôt en cas d’anomalie ;
• La continuité des prestations même en cas d’incident dans nos locaux.

Nos systèmes d’informations et postes de travail sont sécurisés et chiffrés sauf incompatibilité technique. Nous avons déployé des logiciels de gestion, stockage et échange de données sécurisés et basés en Europe. Enfin notre personnel est régulièrement sensibilisé à la sécurité informatique.

Modification et accessibilité de la charte de la présente charte.

La présente charte est la seule opposable jusqu’à ce qu’une nouvelle version la remplace.

Elle est susceptible d’évolution, Brive Habitat se réserve le droit de la mettre à jour ou de la modifier à tout moment et sans préavis.

Il vous est donc conseillé de la consulter régulièrement. Si vous continuez à utilisation nos services après modification de la présente charte, cela constitue acceptation de votre part desdits changements.

De plus, cette charte peut-être également consultable au sein de Brive Habitat. Il vous est également possible d’en réclamer une copie auprès Brive habitat de l’accueil de votre office.

Annexes

NE FONT PAS PARTIE DE LA CHARTE RGPD.

Annexe 1 : Classification

Pour toute information manipulée par SRC Solution, quels qu’en soient le support ou la forme, la présente classification en 4 niveaux s’applique :

Publique

Les informations de classification « Publique » sont des informations non sensibles et publiques.

Ces informations sont libres d’accès en interne ou en externe SRC Solution.

Interne

Les informations de classification « Interne » sont des informations non sensibles mais non publiques.

Ces informations sont libres d’accès en interne, et peuvent être diffusées en externe SRC Solution, à toute personne en ayant le besoin dans le cadre de ses relations avec SRC Solution, dans les conditions minimales de sécurité.

Limitée

Les informations de classification « Limitée » sont des informations sensibles dont la divulgation est de nature à compromettre de façon significative le déroulement normal d’un projet, causer un préjudice significatif pour SRC Solution ou pour l’un de ses clients.

Ces informations ne sont communicables qu’aux personnes ayant le besoin d’en connaître dans le cadre de leurs activités, dans les conditions suffisantes de sécurité.

Confidentielle

Les informations de classification « Confidentielle » sont des informations extrêmement sensibles dont la divulgation est de nature à compromettre de façon critique le déroulement normal d’un projet, causer un préjudice massif pour SRC Solution ou pour l’un de ses clients.

Ces informations ne sont communicables qu’aux personnes formellement autorisées, dans les conditions optimales de sécurité.

Les classifications Très Secret-Défense, Secret-Défense et Confidentiel-Défense, ainsi que la mention de protection Diffusion Restreinte sont de facto classifiées au niveau Confidentiel.